当事務所における電子書類（見積書、請求書、領収証など）の取り扱いについて、以下のとおりとします。

１　目的

行政書士業務のデジタル化に伴い、依頼人に対して交付する見積書、請求書、および領収証を、電子データ（PDF）にて発行する際の法的適合性（特に職印）の取扱いについて基準を定めるものです。

２　法的根拠（行政書士法施行規則 第10条）

特に、業務が終了した後に発行する「領収証」は、以下の法律において守る絶対的な基準となっています。

〇第10条（領収証）
　行政書士は、依頼人から報酬を受けたときは、日本行政書士会連合会の定める様式により正副二通の領収証を作成し、正本は、これに『記名し職印を押して』当該依頼人に交付し、副本は、作成の日から５年間保存しなければならない。

この条文に基づき、「記名（氏名の入力）」および「職印（電子署名）」の運用を以下のとおりとします。

３　電子署名（デジタル職印）の正当性

◎　使用すべき電子証明書
電子発行において、第10条の「職印」として法的効力が認められるのは、以下の電子証明書のみとなっています。

★セコムパスポート for G-ID（行政書士電子証明書）
・理由： 日本行政書士会連合会と連携し、「行政書士資格」および「登録情報」を含んで発行される唯一の電子証明書であるため。

※ 使用できない電子証明書
・個々人が所有するマイナンバーカード（署名用電子証明書）
・理由： これは「個人（自然人）」の実在を証明するものであり、「行政書士としての資格」や「事務所」を証明する機能を持たないため、職印の代わりとしては不適切です。

４　書類別の運用ルール

(1)　見積書
①　記名： 氏名および事務所名を入力する。
②　職印： 押印義務はないが、混乱を避けるため、領収証と同様「セコム電子署名」を行う。

(2)　請求書
①　記名： 氏名および事務所名を入力する。
②　職印： 押印義務はないが、混乱を避けるため、領収証と同様「セコム電子署名」を行う。

(3)　領収証（領収書）
第10条の法的義務を履行するため、最も厳格な運用を行う。
①　記名： ワープロソフト等により、氏名および事務所名を入力（手書き署名は不要）。
②　職印： 必ず「セコムパスポート」を用いた電子署名を付与する。
　　　　※単なる「職印の画像貼り付け」のみでは、法的な「押印」要件を満たさないリスク
　　　　　があるため不可とする。
　　　　※電子署名の外観（見た目）として、職印の画像を表示させる。
③　保存： 作成したPDF（副本）を、Googleドライブ等に5年間保存する。

５　依頼人（クライアント）への送付、保存の方法

⑴　原則として、メールに電子署名付きのpdf文書を送付します。
⑵　ただし、昨今のメール添付文書によるウイルス問題が多発していることから、当事務所のクラウドストレージであるGoogle Cloud（グーグル クラウド）にファイルを置き、依頼人に対して「ファイル共有」の通知を行い、依頼人自らそのpdf文書をダウンロードしていただきます。
⑶　法人の依頼人は、電子帳簿保存法により、pdfファイルのままパソコン内に保存します。
　　また、個人の依頼人は、印刷して紙で保存しても可能です。
⑷　なお、依頼人から、従来どおり紙ベースで交付を希望する場合は、職印を押印して郵送します。

６　その他

依頼人との業務契約の締結（電子上の契約書）は、この「セコムパスポート for G-ID（行政書士電子証明書）」によるpdf文書のやり取りではなく、ＧＭＯサイン（クラウド型電子契約サービス：いわゆる立会人型）を使用します。
＊従来のどおり、紙ベース（職印の押印）も行い郵送する場合もあります。